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标题: 10招使你的桌面保持干净整洁 [打印本页]

作者: 木碗 时间: 09-1-7 06:41
标题: 10招使你的桌面保持干净整洁
凌乱不堪的办公桌是创造力和想象力的标志。
这是我给自己办公桌上常常堆积如山的文件、小玩意和San Pellegrino瓶找的借口而已。事实真相是，我太懒了。当我开始浪费更多时间寻找遗失的物品，而不是一个杰出而有创造性的人，我知道我该做些什么了。我将我的书桌收拾得井井有条，并已奇迹般地保持了3个月整洁。

方法如下：

1.使用一个系统来管理文件

在我的办公桌上大多数的杂物是文件。在最近的日志里，我写一个关于在计算机上组织文件的系统。同样的系统可以进行修改用以管理物理文件：

装备：一个放任何东西的地方

首先，您需要几个项目：

收件箱
这是一个标准的堆叠信件托盘。文档一般不放在这里。主要用来放备忘录、打印稿和一些随意放置的东西。
“孵化”箱
在您的收件箱架上，堆叠另一信函托盘用来放“搁置”的项目。这些项目你不准备在这里做或完成。他们也许是你正考虑阅读的文章，潜在项目的草图，和你可能出席地活动通告。
行动和备忘录文件
为此，Merlin Mann 的43 Folders 推荐一个A-Z 可折叠的文件夹。在这里放置需要耗时超过2分钟所做的文件。项目可能为填写表单和校对文档。你也可以使用一个备忘录文件作为增补。更多详细资料参照Merlin的教程。
当前项目文件架
为此，使用一个文件架或小文件盒来收纳工作中的项目。为每个项目创建一个文件夹。
档案柜
把已完成的项目，一般查阅的项目，以及其它任何你想重复看的文件放在档案柜里。使用简单的平面文件夹从A-Z有条理的组织好，而不是挂文件夹。
垃圾箱（垃圾桶、回收站和碎纸机）
为避免扔掉文件，我不使用垃圾箱，因扔掉可回收纸张而感到内疚，或怕扔掉机密材料。而使用垃圾桶，回收站和碎纸机，则可以消除这些隐患。

用法：处理、组织与检查

处理
将所有的文件放在你办公桌的收件箱文件盘里。如果它不适合，现在就把它放在次要位置。逐一审查每一个文件。问问自己：这个文件我能立即处理吗？如果是：

A 立即处理
如果耗时少于2分钟，立即就做。

B 委托处理
如果您不适合做它，那么将其交给其他能做的人。

C 推迟处理
如果需要超过两分钟处理，除去那些在您的行动或备忘录文件。或者，它如果与项目相关，就将它放在您当前的项目文件架上。
组织
如果你不能立即处理那些文件，你可以：

A 如果你不需要，就销毁、回收或用碎纸机碎掉。
B 如果你尚未准备好处理它，就将它放入孵化托架。
C 归档放入你的文件柜供以后使用。
检查
该系统最重要的部分是为你处理收件箱和组织文件安排检查：

A 每日
全天你随时都可以处理你的收件箱，但是一天至少进行2次：一次为中午12点左右，另一次为一天的结束。在一天结束时你必须清空它，使得你的收件箱在早晨是崭新的。

B 每周
在一周结束时，将已完成的方案项目放入您的文件柜。审查你的孵化盘，并决定您准备处理的一些文件，以下是您将处理收件箱的步骤。将你回收站的项目放入办公室城里的主回收站。

C 每月
在月末，检查你的文件柜和消除一些你认为再不需要的文件。

2.消除即时贴便条

停止用即时贴便条为你提醒重要信息。它们很容易丢失，当粘满你的显示器周围时又影响美观。而可以在你的办公桌上放一些笔记簿替代即时贴。当然使用GTD工具更好些，如商务用的PDA和kGTD去记录你需要做的事情。

3.碎掉那些打印件

一个文件打印并发挥效能后就扔掉它。你的电脑里已经有一个拷贝，所以你不要继续让它躺在你的办公桌上。

4.在你的办公桌上经常放有空文件夹和标签

你不将文件归档的原因是由于寻找文件夹和标签太麻烦了。把一堆空文件夹和标签放在触手可及的地方，你就没有任何借口可找了。

5.使你的检查成为习惯

用iCal（译者注：电子日历）安排日程或日历程序使你的办公桌在下班前变得整洁起来。2至3周后就会形成习惯了。

6.扔掉多余的笔

你为什么需要那么多笔？留下2-3支其余统统扔掉。如果没有笔帽，就扔掉它。

7.对垃圾东西（schwag）说“不”
那些廉价的笔、免费杂志、宣传册、明信片等，这些宣传广告最终可能使你的办公桌变得杂乱无章。如果您需要提醒的某一特定的供应商，你利用PDA或笔记本并记下公司的名称和网址就行了。

8.将你的书带回家

将一些你不使用的书带回家，你将有更多空间工作，如果你由于一些原因离开你的工作（但愿不会如此），你就可以减轻包裹。

9.让吃远离你的办公桌

在你的办公桌旁吃东西会产生垃圾，如：纸袋、杯子和器皿在你的办公桌旁逗留。我已有过面包屑进入我的键盘的教训。为防止类似事情的发生，最好是在办公室外吃东西。这样做，使你从工作中摆脱出来，在那里你能享受没有因电话或电脑而中断的用餐。

10.限制相框出现在你的办公桌上
亲人的照片，提醒我们生活中什么最重要。在你的办公桌上若超过3张照片，不管怎样，会使人分心。相反，使用Flickr来存储照片，休息时你可以通过幻灯片浏览。

来源：译言网

作者: 开心果果 时间: 09-1-9 21:32
呵呵有用有用我的桌上每天基本上堆满了东西不是我不想去收拾只是每次都得用笔呀表格啊计算器啊客户记录本啊还有水果盒饭

作者: ifan3378 时间: 09-1-11 16:15
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